Einfaches Kassensystem für Standard- und Touch-PC unter Windows

 
Österreich Registrierkassenpflicht (Österreich) | Schweiz Schweiz

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Fristen für Steuerpflichtige

Steuerpflichtige müssen im Rahmen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen unterschiedliche Fristen im Auge behalten:

Die digitale Aufbewahrungspflicht und die Auswirkungen auf den Kassenplatz

Mit seinem Schreiben vom 26.11.2010 verschärfte das Bundesfinanzministerium die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen – und zwar deutlich: Schon seit Januar 2002 kann die Finanzverwaltung (gemäß Paragraph 147 Abs. 6 AO) im Rahmen einer Betriebsprüfung Unterlagen, die durch das Datenverarbeitungssystem erstellt wurden, einsehen und nutzen. Dabei erhält der Betriebsprüfer des Finanzamts unmittelbar durch die Hard- und Software des steuerpflichtigen Gastronomen Einsicht in die gespeicherten Daten sowie einen mittelbaren Datenzugriff, durch den die Daten maschinell ausgewertet werden können. In der Praxis bedeutet das für kleine und mittlere Unternehmensgrößen, dass Transaktionsdaten als Export auf einem Datenträger dem Betriebsprüfer zur Auswertung überlassen werden. Ab 2017 wird für Bargeschäfte ein Kassensystem vorausgesetzt. Manuelle Aufzeichnung werden nicht mehr akzeptiert. Es gibt viele weitere Detail-Regelungen. Bitte konsultieren Sie hierzu auch Ihren Steuerberater.

Was bedeutet GoBD?

GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bezeichnet die grundsätzliche Methodik, mit der gearbeitet wird und orientiert sich an den OECD-Standards zum Export von Buchhaltungsdaten.

Was können die Betriebsprüfer mit meinen Daten anfangen?

Das Finanzamt hat aufgerüstet: Neben dem Betriebsprüfer sind auch Umsatzsteuer-Sonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder mit einer speziellen Software ausgestattet, um GoBD-konforme Datenbestände auf Manipulationen hin zu untersuchen. Dabei nutzen die Behörden neben den üblichen Plausibilitätsprüfungen anhand von Benchmarks (Vergleiche mit branchenüblichen Mittelwerten) auch statistische Verfahren, um z. B. manuell "zufällig" eingegebene, erfundene Buchungen aufzudecken.

Was bedeutet das konkret für die Daten aus meiner Kasse?

Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes (Kasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)

aufbewahrt werden (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung).

Die Kassensysteme müssen den folgenden Grundsätzen entsprechen:

Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten, wie sie bei ganz vielen konventionellen Kassen erfolgt, ist unzulässig (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht), ebenso unzulässig ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form nach den Tagesabschlüssen ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen").

Steuerlich relevante Daten sind demnach auch:

Was bedeutet das konkret für den Unternehmer und seine Kassen?

Der Gastronom muss für sich und seine Restaurants neue Anforderungen erfüllen: Alle relevanten Daten für die Steuer müssen in elektronischer Form gespeichert werden. Relevante Daten sind Daten aus der Finanzbuchhaltung, von Bankkonten, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung, der Kostenrechnung, dem Warenwirtschaftssystem – natürlich nur soweit vorhanden und eingesetzt. Und natürlich auch alle Daten aus den Kassensystemen, wobei sogar die Einsatzorte und -zeiträume der Kassen zu protokollieren und aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen sowie Bedienungs- und Programmieranleitungen.

Durch die Mitwirkungspflicht muss jeder Unternehmer – auch in der Gastronomie – überprüfen, ob die Anforderungen an die Grundsätze zum Zugriff auf die Daten und zur Prüfung digitaler Daten (GoBD) erfüllt werden.

Für alle Datensicherungen auf unveränderbare Datenträger (Kassensystem RKSV WORM: CDs, Bandlaufwerke, Cloud..) und die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sind die Anwender selbst verantwortlich.

Fazit

Alle Daten - und insbesondere die, welche durch Kassensystem/ECR /POS/ POS produziert werden, müssen digital archiviert werden. Sofern ein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird, muss dieses System dem Betriebsprüfer schon jetzt die Daten zur Verfügung stellen.

Für die Datenträgerüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Inzwischen gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für ein entsprechendes Standardformat. Ziel dieser Normierung ist, dass sämtliche Daten vom Betriebsprüfer vor-Ort in eine Prüfersoftware eingelesen und ausgewertet werden können.

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Small Cash und unser Kassenbuch (ab Version 9) erfüllen alle behördlichen Anforderungen im vollen Umfang. Alle Stammdaten (Artikel, Warengruppen usw.) sowie alle Transaktionsdaten (Bons, Rechnungen, Stornos usw.) sind unverdichtet. Alle Daten werden automatisch und bei Abschlüssen in einer GoBD-geeigneten Form gespeichert. Die Einhaltung aller Forderungen der DSGVO 2018 wird unterstützt.
 
Die Verfahrensdokumentation bei der Führung eines elektronischen Kassensystems / Kassenbuches und zugehörige Aufgaben muss jeder Anwender für Prüfungen selbst erstellen und aktuell führen.

PDF  Konformitätserklärung
GDPdU

 
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Für Prüfungen der Finanzbehörden können angefertigte Sicherungen lt. FAQ bzw. Datenbanken (DBF-Datenbanken aus Visual FoxPro) und Dateien (txt, csv, pdf..) aus dem Unterverzeichnis (c:\SmallCash\Sicher\..) genutzt werden.

Protokolldateien

Die aktuelle Protokolldatei (c:\SmallCash\proto.csv) liefert alle Geschäftsvorfälle chronologisch und kann zum Vergleich mit den Monats- und Jahresabschlüssen ebenfalls herangezogen werden. 

Proto.csv

Feldbeschreibung der Datei proto.csv, die bei jedem Geschäftsvorfall neu generiert wird:

Feld Feldname Typ Breite Dez. Hinweis
1 DATUM Datum Zeit 8   Datum und Uhrzeit des Geschäftsvorfalles
2 KASSEN_IDN Zeichen 8   eindeutige Kassen ID
3 RKSVSNR Zeichen 10 Seriennummer der Signaturerstellungseinheit (nur Austria) *
4 VKZ Zeichen 1   Kennzeichen Geschäftsvorfall (siehe unten)
5 LAST_BONNR Numerisch 8   letzte Bon-Nummer
6 BARBESTAND Numerisch 12 2 aktueller Bargeldbestand in Ladenkasse
7 BONNR Numerisch 8   aktuelle Bon-Nummer (beginnt mit Jahresabschluss mit 1)
8 UMSATZ Numerisch 12   Umsatz Brutto pro Bon
9 UMSATZZ Numerisch 15 2 fortlaufender Umsatzzähler Brutto bis zum Jahresabschluss 
10 QRTXTLAST Zeichen 20 letzte QR-Bon-Signatur (nur Austria)
11 VORGANG Zeichen 256   Beschreibung des Vorgangs (Barumsatz, Auswertung usw.)
12 ENDE Numerisch 1   Kennzeichen 1 für korrektes Beenden der Kasse
13 SIGNLAST Zeichen 20 letzte Bon-Signatur (nur Austria)
14 STRINGJWS1 Zeichen 200 Signatur-String 1 (nur Austria)
15 STRINGJWS2 Zeichen 200 Signatur-String 2 (nur Austria)
16 AES Zeichen 60 AES-Schlüssel (nur Austria)
17 ZDA Zeichen 5 ZDA-Kennzeichen (nur Austria)
18 AUSFALL Numerisch 1 Ausfall der Signaturerstellungseinheit (nur Austria)
 

Kennzeichen Geschäftsvorfall:
 
S Kassenstart B Bon-Druck / Umsatzbuchung
E Kassenprogramm Ende K Bargeldentnahme oder Einlage in Kasse
L Freischaltung Vollversion T Tagesabschluss
1 Inbetriebnahme M Monatsabschluss
W Wiederinbetriebnahme nach Ausfall
oder Jahresabschluss
J Jahresabschluss
D Datensicherung D Datenrücksicherung

* kursiv - nur benutzt für RKSV Austria

Die bei jedem Monatsabschluss erstellte Positionsdatei (c:\SmallCash\Sicher\Monat_Jahr_Mon_Tag.csv) liefert jeden Artikel / Position pro erstelltem Bon im betreffenden Monat. Gleiches gilt für die beim Jahresabschluss erstellte Datei Jahr_Jahr_Mon_Tag.csv.

Proto.csv
 

Feldbeschreibung der Datei Monat_YYYY_MM_TT.csv, die bei jedem Monatsabschluss generiert wird:

Feld Feldname Typ Breite Dez. Hinweis
1 BONNR Numerisch 8   Bon-Nummer
2 NR Zeichen 6   Artikelnummer
3 BEZ Zeichen 48 Artikelbezeichnung
4 GRUPPE Zeichen 2   Artikelgruppe laut Artikelstamm
5 BESTD Numerisch 1   internes Kennzeichen Schank/Küche
6 ANZAHL Numerisch 8   Anzahl
7 ANZAHLB Numerisch 8   Anzahl Bestellung Küchenausdruck
8 EINH Zeichen 5   Einheit
9 MW_SATZ Zeichen 1   MwSt.-Satz laut Grundeinstellungen 
10 EK Numerisch 12 2 Einkaufspreis für Kalkulation
11 VKN Numerisch 12 2 VK-Netto
12 VKB Numerisch 12 2 VK-Brutto
13 PREIS Numerisch 12 2 Preis Brutto (PREIS = ANZAHL * VKB)
14 MWST Numerisch 12 2 Wert MwSt.
15 UMSATZ Numerisch 12 2 fortlaufender Umsatz
16 BSUMME Numerisch 12 2 Summe des Bons Brutto
17 BAR Numerisch 12 2 davon BAR bezahlt
18 KARTE Numerisch 12 2 davon mit KARTE bezahlt
19 DATUM Datum 8   Bon-Datum
20 ZEIT Zeichen 5   Bon-Uhrzeit
21 TISCH Numerisch 2   Tischnummer
22 A4 Numerisch 1   Kennzeichen A4 Rechnung
23 KDN Zeichen 5   Kundennummer
24 CARD Numerisch 1   Kennzeichen 1 - BAR, 2 - KARTE, 3 - MIX
25 SONST Numerisch 1   Kennzeichen
26 USER Numerisch 2   Kellner / Kassierer
27 LFD Numerisch 3   laufende Positionsnummer je Bon
.. ..       .. weitere interne Felder

 
weitere Links.. top

Kassensystem FAQ Bundesministerium für Finanzen: BMF_GoBD.pdf

Kassensystem FAQ http://de.wikipedia.org/wiki/Registrierkasse

Kassensystem FAQ http://bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Betriebs..


 

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